A ce stade, le ou les client(s) sont identifiés. Il est indispensable de bien comprendre le fondement du besoin afin de  fixer des objectifs cohérents et donner ainsi toutes les chances de réussite à l'ouvrage . Pour les cas complexes ou lorsque les enjeux sont forts, une étude d'opportunité est réalisée.  

Par la suite, il convient de décrire les travaux à venir sous 2 horizons : temporel et budgétaire. Temporellement, cela consiste à fixer la date de fin attendue. Quant à la question budgétaire, il s'agit d'évaluer une enveloppe globale. A ce stade, il peut être opportun de lancer une étude de faisabilité afin de vérifier que le projet est viable.

Une autre précision se révèle utile. Il s'agit de renseigner les types d'acteurs impliqués. C'est-à-dire mentionner globalement les services et profils sans nommer précisément de collaborateurs. Le chef de projet étant en général déjà choisi.

Cette réflexion aboutit sur une note de cadrage . Elle est généralement issue de la rencontre des demandeurs et du maître d'ouvrage. Elle permet de communiquer en interne et d'être utilisée comme premier référentiel avant d'aller plus loin. Elle requiert également la participation des membres de l'équipe à sa rédaction. Ces derniers doivent s'approprier les tâches à venir.

Le cadrage, une étape qui fixe le cap ! Pour réussir un ouvrage, il est nécessaire de bien en connaître les contours. 

Cette note contient des informations descriptives telles que les parties prenantes, l'équipe, le chef. Elle informe également sur son fondement : les besoins et les objectifs. Elle précise son périmètre (services, processus...). Après avoir décrit les grandes étapes, elle détermine les moyens et planifie les échéances   en fixant les dates clés à travers un macro-planning.

Dans certains cas, il est utile de définir les spécificités fonctionnelles attendues et les consigner à travers    la rédaction d'un cahier des charges . 

La fin de l'étape de cadrage se matérialise à travers la tenue d'une réunion de lancement - très importante pour créer une dynamique et impliquer toutes les parties prenantes du projet. C’est le fameux kick-off . Cette réunion a deux finalité :

• - Obtenir l'adhésion de tous avant d'entamer les phases de conception et de mise en œuvre. 
• - Faire connaître à toutes les parties prenantes les objectifs, le calendrier et le budget du projet.

Contenu intégré dans le dossier : 

• Initialisation du projet
• Plan projet
• Etude d'opportunité : rédiger un business case
• L'étude de faisabilité
• Définir les objectifs du projet
• Manager les parties prenantes d'un projet
• Le chef de projet : missions, compétences et qualités
• Comment constituer une équipe projet ?
• Cahier des charges fonctionnel : conception et rédaction