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by B.A Manager
Dans nos vies bien remplies et hyper-connectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais précieuse, scrutée, évaluée, exploitée... Il est donc crucial de maîtriser l'art de la gestion du temps si l'on souhaite garder le contrôle.
Quiconque ignore cette réalité risque rapidement d'être dépassé par les impératifs de l'horloge, du calendrier ou encore par un agenda rempli de rappels incessants... Si l'on peut savourer le luxe d'ignorer le temps pendant les vacances, en milieu professionnel, la pression des échéances se fait de plus en plus intense.
Les bénéfices de la maîtrise du temps sont variés et ont de nombreux impacts
Une organisation du travail plus efficace, des pauses planifiées, une meilleure compréhension des tâches et des délais
se dégager du temps libre : Que ce soit pour améliorer votre écoute envers vos collaborateurs, vous former, ou simplement pour vous détendre et prendre un peu d'air
se libérer d'une dose de stress :Un esprit débarrassé du fardeau des incertitudes, une charge mentale allégée
Il n'y a pas de solution universelle. Tout comme pour un athlète de haut niveau, cela dépend de la capacité à gérer ses efforts de manière judicieuse. Une organisation minimale et une discipline rigoureuse sont essentielles, ainsi qu'une bonne dose de bon sens
La course après mille lièvres à la fois ne vous rendra pas plus efficace ou productif. Un emploi du temps surchargé ne garantit pas une plus grande productivité. Les pertes de temps peuvent parfois survenir là où on ne s'y attend pas
Par exemple, perdre du temps à chercher un dossier important parmi les papiers éparpillés sur votre bureau, alors que votre équipe attend une réunion, pourrait compromettre la productivité de tous.
Ainsi, planifier correctement vos tâches, organiser efficacement votre travail et maintenir votre bureau rangé de manière logique et ergonomique constituent une première étape cruciale vers une gestion efficace du temps.
découvrez notre section spéciale dédiée à ce sujet.
L'objectif clair est crucial pour une bonne gestion du temps. Ils servent de guides, nous orientant vers nos objectifs souhaités. En étant définis selon la méthode SMART - c'est-à-dire Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis - les objectifs nous donnent la capacité précieuse de suivre notre progression de manière efficace, en nous indiquant où nous en sommes et ce qui reste à accomplir.
De cette manière, vous pouvez établir des objectifs à atteindre chaque semaine, chaque mois, voire chaque jour, afin de mieux organiser le temps dont vous disposez.
Accorder la priorité permet de mieux gérer son temps et de développer son intelligence émotionnelle en utilisant le stress de manière constructive plutôt que de se laisser submerger par celui-ci
Il existe plusieurs approches pour clarifier vos priorités et améliorer votre efficacité. Cependant, les principes fondamentaux demeurent généralement les mêmes :
Reporter une tâche que l'on peut accomplir immédiatement constitue un obstacle réel à l'action, pouvant avoir des conséquences significatives sur la productivité et le respect des échéances, par exemple. Cela peut également engendrer des tensions, une baisse de motivation et de l'irritabilité, contribuant ainsi à augmenter la charge mentale.
Bien que parfois inévitable, procrastiner fait partie de ces mauvaises habitudes qu'il vaut mieux abandonner.
Pouvoir exprimer un refus est une compétence essentielle. Non seulement cela permet de s'affirmer et de se faire respecter, mais cela évite également d'être submergé par des tâches qui ne nous incombent pas ou qui pourraient être déléguées.
Étant donné qu'aucun individu n'est capable de rester concentré efficacement toute la journée, prendre le temps de faire des pauses, de prendre l'air et de respirer est tout sauf contre-productif. Au contraire, les pauses permettent de réduire le stress et d'oxygéner le cerveau.
Le défi dans ce domaine est de maintenir une constance dans son approche. En effet, tout comme dans un régime alimentaire, un écart peut en entraîner un autre jusqu'à retomber dans la situation initiale.
Il existe de nombreuses techniques et outils pour atteindre ses objectifs. Le plus difficile est peut-être de décider quelles méthodes adopter et de s'y tenir. Nous avons sélectionné quelques méthodes éprouvées. Libre à vous de les adopter - ou non - et d'en tirer le meilleur parti possible !
Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done - ou l'art de faire en sorte que les choses se fassent - qui s'articule autour de 5 actions :
Bien que la première étape, qui consiste à dresser la liste des tâches à réaliser, puisse sembler fastidieuse, cet outil vous permettra néanmoins de gagner un temps précieux, que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle.
Découvrir ce qu'est la méthode Getting Things Done (GTD) et la méthode Zen To Done (ZTD):
La méthode "Getting Things Done" (GTD), développée par David Allen, vise à améliorer la productivité personnelle en libérant l'esprit des préoccupations quotidiennes grâce à une approche structurée de la capture, la clarification, l'organisation, la réflexion et l'engagement vis-à-vis des tâches. Elle cherche à réduire le stress associé à la surcharge d'informations et de responsabilités. D'autre part, la méthode "Zen To Done" (ZTD) de Leo Babauta simplifie la gestion du temps et des tâches en se concentrant sur dix habitudes clés pour simplifier, organiser et améliorer la productivité personnelle. En résumé, GTD propose une méthodologie détaillée tandis que ZTD offre une approche simplifiée basée sur des habitudes clés.
La “to-do list” : tant vantée par certains et critiquée par d'autres, est un outil relativement simple à mettre en place pour ceux qui savent s'y tenir. La "difficulté" réside dans le fait de ne pas trop charger, tout en restant concis et précis.
Le principe reste le même : avoir une vision claire de son emploi du temps. Ainsi, comme pour d'autres approches, il s'agit de :
répertorier les actions à réaliser, les tâches à accomplir,
leur attribuer une priorité,
les classer en les hiérarchisant selon une priorité définie.
Mise au point par Francesco Cirillo dans les années 80, cette méthode simple a pour objectif de vous aider à r ester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes - 1 session - pour ensuite prendre une courte pause avant d'entamer une autre session de 25 min.
L'idée est qu'il est contre-productif de rester concentré sur une tâche plus longuement et qu'il est important de déconnecter son cerveau quelques minutes entre deux tâches.
Ici encore, la méthode n'est efficace que si elle convient à votre fonctionnement.
La matrice Eisenhower est un outil organisationnel utilisé pour déterminer les priorités des tâches en fonction de leur niveau d'importance et d'urgence. Cette méthode a été proposée par l'ancien président américain Dwight Eisenhower. La matrice divise les tâches en quatre catégories :
- Priorité élevée et urgente : les tâches qui doivent être accomplies immédiatement.
- Priorité élevée et non urgente : les tâches qui nécessitent une planification pour être effectuées ultérieurement.
- Priorité faible et urgente : les tâches qui peuvent être reportées ou déléguées.
- Priorité faible et non urgente : les tâches qui peuvent être reportées ou éliminées.
La matrice Eisenhower aide à améliorer la gestion des efforts et du temps en se concentrant sur les priorités actuelles et en déterminant si la tâche doit être réalisée immédiatement ou reportée.
Utilisez la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser vos tâches en fonction de leur niveau d'importance et d'urgence.