Qu’est-ce que la gestion du personnel ?

Dans le langage courant, gestion du personnel et gestion des ressources humaines sont parfois confondues.Mais alors que la GRH recouvre des notions de stratégie, développement et mobilisation des ressources humaines, la gestion du personnel, également appelée administration du personnel, désigne le volet plus purement administratif de la gestion des collaborateurs..Il s’agit de l’ensemble des tâches d’administrsalariés – entreprise, collectives

ation et de gestion quotidienne des relations contractuelles  et individuelles, depuis leur entrée jusqu’à leur sortie des effectifs.

Les missions de l’administration du personnel:

Incontournable dès que des salariés sont embauchés, la gestion administrative du personnel peut être gérée, selon les types et tailles d’entreprises, par la direction, le service comptable, le/la RRH ou un service dédié,Elle recouvre un vaste champ d’action :

Gestion des dossiers individuels et contractuels de chaque salarié :
La réalisation, le suivi et l'archivage de toutes les obligations administratives et juridiques, de l’entrée à la sortie de chaque salarié (contrat de travail et avenants, visites médicales, bulletins de salaire, attestations de formation, changements de situation…) 

• Gestion des temps de travail et des absences:

         congés payés, maladie, formation, RTT, heures supplémentaires, plannings…

• Gestion des salaires, des cotisations sociales et de la paie : 

          recueil des données, calcul, paiement, édition des documents obligatoires…

• Gestion des déclarations périodiques administratives obligatoires  et relation avec les 

          administrations publiques, assurance maladie, assurances privées (mutuelle, prévoyance…)

Quels enjeux pour la gestion administrative du personnel ?

La gestion du personnel ne se résume pas pour autant à l’accomplissement de formalités administratives :  elle répond à de forts enjeux.

Enjeu légal : la non-conformité juridique et fiscale peut coûter très cher

La gestion administrative du personnel garantit le respect des obligations administratives, juridiques et fiscales, tout en assurant la conservation des documents prouvant leur conformité : déclarations aux divers organismes, respect des engagements en matière de temps de travail, congés, paie, etc…C'est un élément crucial pour éviter des sanctions financières, voire pénales, généralement sévères lors de contrôles (y compris automatiques), et potentiellement dommageables pour la réputation de l'entreprise.

Enjeu social : des processus-clés pour le fonctionnement de l’entreprise et la  satisfaction des salariés:

          réalisation, suivi et archivage de toutes les obligations administratives et juridique          de l’entrée à la sortie de chaque salarié (contrat de travail et avenants, visites                     médicales, bulletins de salaire, attestations de formation…)  

  Enjeu économique et stratégique : des données-clés pour l’entreprise

L'administration du personnel joue un rôle crucial en collectant, fournissant et préservant les données essentielles pour les décisions stratégiques de l'entreprise. Cela inclut la gestion des effectifs, le suivi de l'absentéisme, la surveillance de la masse salariale et d'autres coûts qui représentent une part importante du budget. Ces données fiables sont ensuite utilisées pour alimenter le bilan social, les tableaux de bord des ressources humaines et toutes les études nécessaires pour analyser la situation sociale de l'entreprise, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées  

La gestion du personnel : un domaine exigeant

La gestion du personnel, bien que parfois négligée au profit des ressources humaines devenues des partenaires stratégiques, ne doit pas être sous-estimée.

Son organisation et sa professionnalisation nécessitent autant d'attention que d'autres domaines RH-clés tels que le recrutement ou la GPEC.

Pour administrer le personnel de manière efficace, des compétences spécifiques sont indispensables:

  1.une rigueur extrême:

 Les obligations nombreuses aux délais stricts, les calculs parfois complexes impactent des éléments sensibles tels que la fiche de paie de chaque salarié ou la conformité fiscale et juridique de l’entreprise. Les erreurs ou retards peuvent avoir de lourdes conséquences

  2.une éthique et un sens aigu de la confidentialité : indispensables quand on manie et conserve         des données sensibles pour chaque salarié et pour l’entreprise.

  3.des compétences techniques pointues : Loin de l’application d’automatismes, l’administration du   personnel est un domaine complexe aux règles nombreuses et mouvantes qui exigent des    analyses et recherches fines. De fréquentes évolutions législatives et réglementaires nécessitent  une veille et une mise à jour des connaissances permanentes.

  4. une capacité à être force de proposition et d’anticipation

Les changements prévisibles, les pistes d’optimisation pour minimiser les coûts, et les alertes sur des dérives sont des éléments essentiels à considérer.

Un bon gestionnaire du personnel doit avoir une connaissance très fine de l’entreprise et de son secteur, de son environnement légal, de sa stratégie, de ses problématiques RH et financières, ainsi que de ses perspectives et contraintes. Ce n’est pas un hasard si cette fonction est souvent assurée par le chef d’entreprise dans les petites structures.

Quelles solutions pour une gestion conforme et efficace ?Dans tous les cas

confiez votre administration du personnel à des professionnels : recrutez ou investissez en formation pour faire monter en compétences vos salariés, externalisez certaines tâches (veille entrante et/ou calcul de la paie, édition et envoi des bulletins, préparation des déclarations sociales, gestion des notes de frais professionnels, calcul des congés…).

Si votre gestion du personnel est gérée en interne, assurez-vous de mettre enœuvre les moyens nécessaires : formations régulières, participation à des conférences, réunions d’information organisées par les branches professionnelles, conseils juridiques ou d’experts-comptables, abonnements à des sites et revues professionnelles …

Investir dans des outils permettant la standardisation voire l’automatisation de certaines tâches peut vous faire gagner un temps précieux sur des activités chronophages sans valeur ajoutée et limite les risques d’erreurs. Prospectez le marché, réalisez une étude coût / bénéfice : il existe des solutions pour tous les budgets et tailles d’entreprises. Du simple logiciel de gestion du temps ou de paie au SIRH complet couplé avec un intranet collaboratif permettant à chaque salarié de saisir ses dates de congés, ses notes de frais. Des outils utiles pour la gestion opérationnelle, l’archivage, les suivis et analyses d’indicateurs, la construction de tableaux de bord, bilans sociaux, rapports annuels uniques....

Faites attention à ce que votre administration du personnel ne repose pas sur une seule personne:soyez paré à toute absence ou départ en veillant au partage des connaissances, formant des back-ups, écrivant toutes les procédures…

Contenu inclus dans le dossier : Gestion du personnel

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