Vous ressentez une surcharge de travail ? Il vous arrive parfois de quitter le bureau tard, voire très tard ? Vous avez l'impression que vos journées sont remplies de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions et de stress ? Peut-être serait-il judicieux d'examiner votre gestion du temps et de mettre en place quelques principes simples, mais efficaces, pour retrouver une efficacité associée à la sérénité !

Pourquoi mieux gérer son temps au travail?

Dans nos vies occupées et hyperconnectées, chaque jour, chaque heure, chaque minute est désormais précieuse et minutieusement surveillée. Il est essentiel de devenir un expert dans l'art de la gestion du temps si l'on souhaite maintenir le contrôle.

Celui qui négligerait ce fait serait rapidement rattrapé par le temps, le calendrier ou un agenda rempli de rappels. Car si l'idée d'ignorer le temps peut sembler tentante pendant les vacances, c'est tout le contraire dans le monde professionnel où les échéances se rapprochent de plus en plus.

Les avantages de maîtriser son temps sont nombreux :

- Augmentation de l'efficacité et de la productivité : un travail mieux organisé, des pauses planifiées, une meilleure compréhension des tâches et des échéances, etc.
- Libération de temps libre : que ce soit pour être plus disponible pour vos collègues, pour vous former ou simplement pour vous détendre et prendre du recul.
- Réduction du stress : un esprit plus libre des soucis quotidiens, une charge mentale allégée.

Comment mieux gérer son temps ?

Il n'y a pas de solution miracle en ce qui concerne la gestion du temps. Comme pour un athlète de haut niveau, tout dépend de la capacité à gérer ses efforts de manière intelligente. Une certaine organisation et rigueur sont nécessaires, tout comme une bonne dose de bon sens !

Gestion du temps : principes de base

Être organisé

Courir après mille lièvres à la fois ne fera pas de vous une personne plus efficace ou productive. Ce n'est pas parce que vous aurez un emploi du temps surchargé que vous serez davantage productif. Les pertes de temps ne sont pas toujours là où on les attend.

Par exemple, chercher un dossier important au milieu de papiers et autres documents en vrac sur votre bureau alors que toute votre équipe vous attend pour une revue pourrait bien nuire à la productivité de toute votre équipe. 

Ainsi, planifier vos tâches correctement, veiller à ce que votre travail soit structuré efficacement et votre bureau rangé de façon ergonomique et logique pour vous est une première étape vers une gestion fine du temps.

Se fixer des objectifs personnels

Savoir où l'on va. Voici un autre pilier en matière de gestion du temps. Les objectifs permettent d'avancer tout en maintenant le cap fixé. Ils offrent cet avantage de pouvoir aisément et précisément savoir où on en est et ce qu'il reste à accomplir , d'autant plus s'ils sont S.M.A.R.T. - Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.

Vous pouvez ainsi vous fixer des objectifs hebdomadaires, mensuels ou même quotidiens afin d'articuler plus adéquatement le temps à votre disposition.

Pour davantage d'efficacité, fixez-vous des objectifs SMART !

Définir ses priorités

Prioriser permet de gérer son temps de manière plus efficace et effective, mais aussi de développer son intelligence émotionnelle en apprenant à utiliser son stress à bon escient plutôt qu'à se laisser submerger par ce dernier. 

De nombreuses méthodes sont à votre disposition pour clarifier vos priorités et ainsi gagner en efficacité. Les grandes lignes restent toutefois similaires : 

• identifier les tâches à accomplir,
• analyser le degré d'urgence et d'importance,
• agir adéquatement,
• faire un point régulier .

Ne plus procrastiner

Remettre à plus tard quelque chose que l'on peut faire sur le moment est un réel frein à l'action qui peut avoir des conséquences non négligeables en termes de productivité et de respect des délais, par exemple. C'est également une source de tensions, de démotivation, de frustration et concourt finalement à alourdir la charge mentale.

Ainsi, si procrastiner est parfois inévitable, cela fait toutefois partie de ces mauvaises habitudes dont il est préférable de se délester .  

Cessez de remettre à plus tard pour davantage d'efficacité !

Savoir dire non

Être à même d'exprimer un refus est une compétence clé. Non seulement cela permet de s'affirmer et se faire respecter , mais cela évite également de se laisser submerger par des tâches qui ne nous incombent pas ou pourraient être déléguées.

Apprenez comment dire non de manière efficace

Augmenter sa capacité de concentration

Savoir se concentrer permet de faire basculer son cerveau en mode "travail".

Être pleinement à ce que l'on fait est un gage d'efficacité. Savoir se concentrer permet d'évacuer momentanément les soucis et autres tracas, faire abstraction des bruits et distractions environnantes pour s'ancrer totalement dans le moment présent et ainsi gagner en productivité.

Améliorez votre concentration au travail

Prendre des pauses

Un individu n'étant pas en capacité de rester concentré efficacement pendant des journées entières, prendre le temps de faire une pause, prendre l'air, respirer est tout sauf contre-productif. Bien au contraire, les pauses permettent de diminuer le stress et oxygéner le cerveau .

Méthodes et outils de gestion du temps

Le challenge en la matière est de  faire preuve de constance dans sa démarche.  Car comme pour un régime alimentaire, un écart en entraîne un autre jusqu'à retomber dans la situation initiale.

Il existe de nombreuses techniques et outils pour parvenir à ses fins. Le plus difficile est peut-être de choisir quelles méthodes mettre en place et s'y tenir. Nous avons sélectionné quelques méthodes qui ont fait leurs preuves. Libre à vous de vous les approprier - ou non - et d'en faire le meilleur usage possible !

Méthode GTD

Voici une approche globale de gestion du temps : le Getting Things Done - ou l'art de faire en sorte que les choses se fassent - qui s'articule autour de 5 actions :

• collecter : identifier les tâches à accomplir,
• traiter : analyser la nécessité d'action,
• organiser : orchestrer selon le degré d'importance, d'urgence, 
• réviser : suivre l'état d'avancement,
• agir en fonction des options précédemment retenues.

Si la première étape qui consiste à établir la liste des tâches à accomplir peut paraître fastidieuse, cet outil vous permettra toutefois de gagner un temps précieux, tant dans votre vie professionnelle que votre vie personnelle.

Découvrir ce qu'est la méthode Getting Things Done  et la méthode Zen To Done .

To-do list  

Prônée par les uns, décriée par les autres, la "to-do list" ou liste des choses à faire en Français, est un outil relativement simple à mettre en place pour celles et ceux qui savent s'y tenir. La "difficulté" étant de ne pas surcharger, rester succinct tout en étant clair et précis.

Le principe est toujours le même : avoir une vision claire de son agenda . Ainsi, comme pour les autres approches, il s'agit de :

• lister les actions à mener, les tâches à accomplir,
• affecter une priorité pour chacune,
• classer en hiérarchisant selon une priorité définie.

Apprenez comment faire une to-do list efficace !

 Technique Pomodoro

Mise au point par  Francesco Cirillo dans les années 80, cette méthode simple a pour objectif de vous aider à r ester concentré sur une seule tâche pendant 25 minutes - 1 session - pour ensuite prendre une courte pause avant d'entamer une autre session de 25 min.

L'idée est qu'il est contre-productif de rester concentré sur une tâche plus longuement et qu'il est important de déconnecter son cerveau quelques minutes entre deux tâches.

Ici encore, la méthode n'est efficace que si elle convient à votre fonctionnement.

(re) découvrez la méthode Pomodoro dite technique de la tomate pour éviter les dispersions.

Matrice Eisenhower

Cette méthode simple permet de réfléchir et prendre un certain recul quant aux différentes tâches à accomplir. Elle se présente sous la forme d'un modèle divisé en 4 quadrants correspondant chacun à un degré d'importance et d'urgence spécifique :

• les tâches importantes et urgentes qui seront à traiter prioritairement,
• les éléments importants, mais non urgents qui devront être planifiés,
• les items non importants, mais urgents qui devront être traités immédiatement ou délégués,
• les tâches non importantes et non urgentes dont le traitement sera abandonné ou mis de côté.

Utilisez la matrice d'Eisenhower pour  classer vos tâches selon leurs degrés d'importance et d'urgence

Résumé :

• Gérer ses priorités
• Combattre la procrastination
• Productivité personnelle : savoir rester concentré sur une tâche
• Lire plus rapidement et efficacement
• Négocier un délai en cas de surcharge
• Gérer les dérangements et interruptions
• Loi de Parkinson : principes et enseignements pratiques