Voilà un maillon essentiel de la partie ! Que l’on vende des biens ou des services, il est toujours nécessaire d'effectuer des achats, même s’il ne s’agit que de papeterie ou d’informatique…

Un service achat est composé de différents métiers plus ou moins intégrés selon la taille de la structure.

1. Enjeux de la fonction achats

Selon le modèle économique de l'entreprise, les dépenses liées aux achats dans le produit final ou le service rendu peuvent dépasser la moitié des coûts totaux. Il est évident que cette dimension est stratégique et nécessite donc un investissement proportionné à son importance. En effet, ce département doit garantir la durabilité des achats tout en optimisant les coûts et la qualité du service rendu. En analysant la formation des coûts, il devient évident que le prix d'achat n'est qu'une partie de l'équation. Les services associés aux produits, tels que les délais de livraison ou les modalités d'emballage, ont un impact significatif sur le coût total. La fiabilité du fournisseur et son efficacité opérationnelle sont des critères essentiels dans l'évaluation des acheteurs. Dans des périodes économiquement difficiles, les risques sont nombreux, notamment avec la possibilité de défaillance dans la chaîne d'approvisionnement. Il est donc impératif de rester vigilant et de ne pas céder aux offres alléchantes de nouveaux entrants proposant des prix très bas. Au contraire, il est crucial de renforcer les relations entre les clients et les fournisseurs pour surmonter ensemble ces périodes délicates. En ce qui concerne la fonction d'approvisionnement, celle-ci se concentre sur la gestion logistique des processus tels que les commandes et les réceptions. Bien que distincte de la fonction d'achats, ces deux métiers peuvent être intégrés au sein d'une même direction pour une gestion plus cohérente et efficace. 

2. Structure d'un service achats

Le service d'achats comprend tout d'abord un poste de manager, généralement occupé par un directeur des achats (ou un responsable dans les PME), chargé de superviser l'ensemble du service. Ensuite, il comprend des acheteurs, certains étant spécialisés par famille de produits, par fournisseur ou par domaine d'activité. Selon les entreprises, le service peut avoir des responsabilités principalement administratives, tandis que dans d'autres cas, son champ d'action relève de la stratégie. On constate généralement que le passage d'un rôle de support à un rôle stratégique est proportionnel à la taille de l'entreprise.  

3. Mission des achats

En règle générale, le rôle des achats consiste à être au fait du marché de l'offre dans leur domaine d'activité, à collecter les besoins et les demandes des clients internes, à initier les consultations, à effectuer le sourcing et à sélectionner les fournisseurs, à négocier les tarifs et les modalités d'achat (livraison, conditions de paiement, etc.), et à passer les commandes. La réception des produits étant généralement prise en charge par le service d'approvisionnement, qu'il soit intégré ou non.

4. Comment s'articule le Système d'information achats (SI) ?

Pour répondre aux défis inhérents à cette fonction, il est essentiel d'instaurer des outils informatiques spécialisés afin d'améliorer son efficacité et, en fin de compte, sa performance.

Les ERP (Enterprise Resource Planning) remplissent cette mission en proposant des modules spécifiquement adaptés :

Pour les processus opérationnels :

- Gestion des consultations fournisseurs : depuis la définition des spécifications du cahier des charges jusqu'à la rédaction des contrats, englobant ainsi toutes les responsabilités liées au métier fondamental de l'acheteur.
 
- Processus de commande : automatisation et standardisation des différentes étapes, depuis la demande d'achat jusqu'à la facturation, en prenant en compte de multiples variables telles que les conditions financières négociées avec les fournisseurs et les délais d'approvisionnement de leurs articles.

Pour les processus de pilotage :

D'autres modules permettent l'analyse des coûts, la production de rapports, la gestion des relations fournisseurs (SRM - Supplier Relationship Management), etc.

D'autres outils, comme les solutions d'e-procurement, sont également disponibles. Bien que ces solutions puissent désormais gérer des processus complets, leur fonctionnalité principale réside dans la gestion électronique des achats via des catalogues en ligne (appelés e-catalogues). Elles offrent une intégration étroite avec les processus d'approvisionnement en amont (chez les fournisseurs), ce qui nécessite une mise en œuvre minutieuse.

Enfin, les solutions d'e-sourcing simplifient l'identification des fournisseurs, le lancement des appels d'offres, les négociations, etc. D'autres fonctionnalités confèrent à ces outils une efficacité appréciable pour les acheteurs.